Разумеется, любое деловое письмо должно предусматривать уважительное обращение к клиенту. Излагать мысли необходимо сдержанно, без фамильярности. Но, в то же время, вне зависимости от возраста, пола и социального статуса любой деловой партнер должен быть назван по полному имени и отчеству.

Важно избегать как слишком уж официальной «сухости», так и излишнего количества «воды». Стоит быть внимательным к спорным формулировкам, которые человек может понять превратно либо воспринять на свой счет как некую колкость или критику.

Все люди разные, поэтому формулировать мысли стоит настолько четко, чтобы человек сразу же понял причину обращения к себе. Текст должен быть интересным, в меру привлекательным, уважительным, располагающим.

Если в письме клиенту подразумевается реклама какого–либо товара, или предложение конкретной услуги, не следует продвигать свои бизнес-идеи слишком агрессивно. Да, основная цель – расположить потенциального партнера к себе и извлечь из партнерства выгоду, но стоит оставить человеку и некое право выбора. То есть, описать все преимущества сотрудничества либо услуги, но в то же время, и сделать акцент на том, что последнее слово за ним.

Всегда следует придерживаться позитивного тона – конечно же, у каждого бывают проблемы в жизни, но холодность и пессимизм отпугнут потенциального партнера, отобьют у него желание сотрудничать.

Еще один важный постулат – нужды клиента. Потому, наряду с описанием преимуществ сотрудничества либо же активным предложением чего-либо, следует и предоставить несколько аргументов в пользу того, чем именно оно поможет деловому партнеру.

Если в письме допустимо употребление свободного стиля (наряду с официально-деловым), можно добавить немного юмора. Однако делать это следует в меру. Достаточно выигрышным будет «философское отношение» к насущным проблемам. Это снизит напряжение адресата при прочтении. Ведь слишком уж жесткий, «судебный» стиль подачи информации зачастую отпугивает и настораживает.

Также очень важно показать свою заботу о клиенте. То есть, если речь идет о каком-либо товаре, необходимо подчеркнуть насколько он может облегчить жизнь, если человек его приобретет, если об услуге – что она простая и доступная, комфортная и принесет только лишь удовольствие.

Текст должен быть написан легко, но, в то же время, серьезно. Безусловно, важно учитывать и особенности клиентской базы – в случае, когда она состоит только лишь из молодых людей, форма изложения материала должна быть несколько иной, чем для аудитории 40+

Так или иначе, основные правила успеха вежливого, интересного, располагающего письма к клиенту:

1. Уважительное отношение;
2. Внимание к его потребностям;
3. Простой, интересный, приятный стиль написания;
4. Отсутствие слишком уж агрессивной, отталкивающей рекламы;
5. Аргументы (в пользу сотрудничества, приобретения товара и т.д.);
6. Мотивация клиента (как облегчит его жизнь сотрудничество, какие оно даст плюсы?);
7. «Дозированный» юмор (в тех случаях, когда это уместно);
8. Отсутствие «двойственных смыслов», четкое и понятное изложение;
9. Отсутствие «фамильярности» и «воды»;
10. Оптимизм;
11. Полная ориентированность на клиента.